Non sarà una rivoluzione solo italiana ma europea, anche se nel settore del fisco telematico da anni facciamo, ahimè, da apripista.
Nonostante le rimostranze che ci saranno, e i possibili momentanei rinvii, è il caso di anticipare un quadro dei nuovi obblighi e delle possibili soluzioni.
Come sempre è meglio arrivare preparati, e informati. Abbiamo quasi 14 mesi di tempo.
 
Che cos'è la fattura elettronica
La fattura elettronica altro non è che la fattura cartacea in formato XLM, un particolare formato di excel, con campi predeterminati.
Questo però non significa che si possa facilmente predisporre senza l'ausilio di uno specifico software, i campi della fattura elettronica occupano appositi spazi e la codifica del tracciato elettronico non è per comuni mortali.
In altre parole non è pensabile di preparare la fattura elettronica da sé.
 
Chi sarà obbligato, chi esonerato, e per quali operazioni
La fattura elettronica sarà obbligatoria per tutte le fatture emesse, sia nei confronti dei soggetti dotati di partita IVA italiana, sia per le operazioni poste in essere nei confronti dei privati consumatori, compreso i condomini.
Al momento è previsto l'esonero per i contribuenti minori che adottano i regimi dei minimi e per i forfettari, quindi tutti gli altri dal 1 gennaio 2019 dovranno inviare (e ricevere) fatture elettroniche.
Le fatture emesse e ricevute verso e da soggetti residenti in altri Paesi comunitari per il momento continueranno ad essere cartacee.
Qualora la fattura sia emessa in modalità cartacea, laddove sia previsto l'obbligo di fattura elettronica, la stessa si intenderà come non emessa, con tutte le conseguenze del caso: indetraibilità dell'IVA e indeducibilità del costo, in altre parole non avrà valore, sarà carta straccia.
 
Emissione e conservazione
L'inoltro al cliente della fattura elettronica avverrà attraverso lo SDI, il sistema di interscambio dell'Agenzia delle Entrate che già viene utilizzato per le fatture alla Pubblica Amministrazione.  È evidente che l'intento della norma è quello di avere tutte le fatture emesse e ricevute in Italia all'interno del database dell'Agenzia delle Entrate, così da eliminare il fenomeno delle false fatturazioni. Va da sé che per scaricare l'IVA sui beni e servizi ricevuti sarà necessario che la fattura del fornitore sia trasmessa con questa modalità.
Allo stesso modo le nostre fatture, per avere valore, dovranno utilizzare lo stesso sistema.
Se per le fatture alla PA è necessario il codice identificativo univoco dell'ufficio o ente pubblico cui è diretta, per le fatture emesse tra operatori IVA è molto probabile che verrà utilizzata la PEC, che tutti i soggetti devono già avere per essere iscritti in Camera di Commercio o nei rispettivi albi di appartenenza. Nel caso in cui qualche professionista, per scarso utilizzo della stessa, non l'abbia rinnovata è fortemente raccomandabile riattivarla, pena l'impossibilità di emettere o ricevere fatture.
La fattura elettronica nasce immateriale e in teoria tale dovrebbe rimanere, anche se molti le stampano per consolidate abitudini o per avere comunque una traccia fisica del documento.
Ulteriore problematica, e non di poco conto, della fattura elettronica è la conservazione sostitutiva, uno specifico procedimento di conservazione che il soggetto emittente la fattura, o altri da lui incaricato, deve porre in essere per conservare il file.
Come anticipato, anche se la fattura elettronica può essere riprodotta su carta, non è questa la modalità di conservazione corretta: è necessario uno specifico processo che prevede una conservazione elettronica. Qualcuno potrebbe pensare di farne una copia, su un hard disk esterno o altro supporto, ma non sarebbe sufficiente. La conservazione sostitutiva è un'attività che di solito viene affidata a terzi: prevede la nomina di un responsabile della conservazione, la redazione di un manuale della conservazione, ed il rispetto di determinate caratteristiche; attività questa che una piccola impresa od un professionista, difficilmente può realizzare.
 
Possibili soluzioni
Diverse sono le soluzioni che potremo adottare:
Chi già utilizza un software specifico per predisporre le proprie fatture probabilmente avrà la possibilità di predisporre la fattura nel formato XLM secondo le specifiche tecniche che saranno stabilite. Del resto ricordo che la fattura elettronica da qualche anno è già una realtà per coloro che fatturano alla Pubblica Amministrazione. Ci sono però altri due elementi che dovranno essere verificati: la modalità di invio e la conservazione sostitutiva. Non basta avere un software che predisponga il file, ma occorre che la propria software house sia attrezzata per fornire un servizio completo, ovvero che il file venga trasmesso allo SDI da un soggetto accreditato e che al tempo stesso la fattura venga conservata con le previste modalità.
Coloro che invece utilizzano i programmi di Microsoft Office per predisporre le proprie fatture, come word, excel , o altri, dovranno cambiare sistema.
A titolo informativo, e per fare un esempio, è possibile attraverso una procedura on-line  fornita da alcune software house gestire tutto il processo di fatturazione elettronica. Ovviamente altre soluzioni possono essere altrettanto valide e liberamente scelte.
 
Criticità: micro-fatture e utenze domestiche
Almeno fino a quando il nuovo sistema non sarà rodato e "digerito" da tutti i soggetti coinvolti, potrebbe essere difficile ottenere la fattura elettronica per i beni e i servizi di importo modesto. Penso, per esempio, alle micro-fatture dei ristoranti, oppure alle fatture da parte di piccoli operatori occasionali con i quali non si abbiano rapporti continuativi. Col tempo però anche queste situazioni troveranno una soluzione, una volta che la fattura elettronica sarà diventata la normalità.
Per quanto riguarda le utenze domestiche la disciplina esistente ha, da sempre, considerato parzialmente deducibili i costi dei locali usati promiscuamente da professionisti e piccoli imprenditori laddove non si disponesse di locali esclusivamente adibiti all'attività professionale o imprenditoriale. Già da qualche anno le varie "strette" fiscali hanno però subordinato la presenza della partita IVA nelle fatture ricevute per poter considerare detraibile l'IVA addebitata. Queste ultime disposizioni mal si coniugano con le utenze domestiche, che di solito scontano IVA agevolata e tariffe rivolte ai consumatori. In questi casi non sarà conveniente andare ad aumentare il costo delle utenze per avere un contratto business, vorrà dire che ci si limiterà a considerarle come spese documentate deducendo il solo costo nella misura consentita.
Per tutti gli altri acquisti inerenti l'attività è il caso di ricordare che, da sempre, è necessario pretendere l'emissione della fattura con i dati anagrafici completi di partita IVA.
 
Decorrenza anticipata per alcune operazioni
L'obbligo di fattura elettronica non partirà per tutti il 1 gennaio 2019, ma in due situazioni l'avvio sarà anticipato al 1 luglio 2018. Il primo caso riguarda la filiera degli appalti pubblici. Ora la fattura elettronica è obbligatoria solo per l'appaltatore principale verso l'ente pubblico, dal prossimo 1 luglio anche la catena dei subappaltatori dovrà fatturare elettronicamente le prestazioni rese al committente principale, relativamente a quelle interenti l'appalto pubblico. Il secondo caso riguarda la filiera dei carburanti, compreso l'acquisto finale alla stazione di servizio per le "partite IVA".
 
Numerazione separata
Le fatture elettroniche seguiranno una propria e distinta numerazione. Avremo quindi una numerazione per le fatture verso i soggetti non residenti. Una seconda numerazione riguarderà specificamente le fatture emesse in modalità elettronica. Personalmente utilizzo una barra seguita dalla lettera "E" (es. 1/E, 2/E …) ma altre soluzioni sono ammesse.
 
Dulcis in fundo
A quanto sembra per le operazioni intracomunitarie, che come detto non sono soggette a fatturazione elettronica, i contribuenti dovranno trasmettere telematicamente i relativi dati entro il 5 del mese successivo alla data di emissione, ovvero alla ricezione della fattura estera. Vero che in questi anni ci siamo ormai abituati a lavorare gratis per l'Agenzia delle Entrate, allo scopo di soddisfarne la sempre crescente avidità di dati, ma credo e spero che un termine così ravvicinato sia rivisto perché di difficile applicazione.
 
Staremo a vedere. Nel frattempo vi invito a non considerare quanto sopra come troppo spostato nel tempo, cerchiamo di arrivare preparati, cominciando magari a cercare e a prendere pratica con la soluzione migliore per la nostra attività.